SharePoint-Einführung – Übersicht über alle Grundfuntktionen (2024)

Microsoft SharePoint ist eine multifunktionale Plattform, die zentrale geschäftliche Funktionen für Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit und Intranet unter einer Oberfläche vereint. Unternehmen können damit Prozesse automatisieren, teamorientierte Arbeitsräume bereitstellen und Websites für die interne Kommunikation betreiben. Diese SharePoint-Einführung verschafft Ihnen einen Überblick.

Um ein Gesamtverständnis der umfangreichen Plattform zu bekommen, hilft auch ein Blick zurück zu den Ursprüngen von SharePoint. Mit der ersten Version SharePoint Portal Server 2001 verfolgte Microsoft das Ziel, Office-Dokumente innerhalb eines unternehmensweisen Webportals zu verwalten und zu finden. Gleichzeitig sollte diese Umgebung Zusammenarbeit und Kommunikation rund um Dokumente ermöglichen.

Kernelemente: Dokumentenbibliotheken und Listen

Sucht man heute nach den elementaren Grundbausteinen, die charakteristisch für den Einsatz von SharePoint sind, landet man zuerst mal bei den beiden Entitäten Dokumentenbibliothek und Liste. Eine Dokumentenbibliothek ist eine Ablageort für Dokumente, der dem Windows Explorer ähnelt. Bestes Beispiel ist der Cloud-Speicher OneDrive, der eigentlich nichts anderes ist als ein auf eine Dokumentenbibliothek reduzierter SharePoint.

Die zweite Kerninstanz sind Listen. Auf den ersten Blick erinnern Listen an eine rudimentäre Form einer eingebetteten Excel-Tabelle. Tatsächlich lassen sich SharePoint Listen universell für jede erdenkliche Art von Datensammlung nutzen, von einfachen Büroaufgaben bis zu maschinellen Formen des Erfassens und Speicherns von Daten.

Automatisierung von Workflows bis Power Platform

Ab SharePoint 2007 kamen mit den Workflows Automatisierungsfunktionen dazu. Mit Hilfe der Zusatz-App SharePoint Designer ließen sich damit geschäftliche Abläufe in Form von Dokumenten-Workflows abbilden, beispielsweise für Freigabeprozeduren von Dokumenten. Auf den wachsenden Bedarf an Automatisierungslösungen reagierte Microsoft mit der Power Platform.

Der Fokus liegt dabei insbesondere bei Power Automate, Power Apps und Power BI. Nach den Prinzipien No-Code und Low-Code können damit auch nichttechnische Mitarbeiter geschäftliche Anwendungen erstellen, und bestehende Systeme wie SAP oder Salesforce in SharePoint-basierende Lösungen einbinden. Auf diesem Weg kann sich SharePoint zum Dreh- und Angelpunkt für Geschäftsanwendungen aller Art im Unternehmen entwickeln.

Bis zur Einführung von Office 365 wurde SharePoint nur als On-Premises-Software angeboten, die auf firmeninternen Servern installiert und betrieben werden musste. Die aktuellen Versionen sind SharePoint 2019 und SharePoint SE (Subscription Edition). Microsoft hat erst kürzlich angekündigt, dass die On-Premises-Variante weiter angeboten und mit halbjährlichen Updates auf dem neuesten Stand gehalten wird.

SharePoint Online ist Bestandteil der Cloud-Plattform Microsoft 365 (früher Office 365), und bildet hier eine zentrale Komponente. Als Vorteil der Cloud-Version kann man zum einen den komplett von Microsoft durchgeführten Betrieb des Systems nennen. Unternehmen können damit auf den früher kostspieligen und personalintensiven Betrieb verzichten. Ein weiterer Vorteil von SharePoint Online ist die Einbettung in die Microsoft 365-Suite, über die die gesamte Bandbreite an kollaborativen Funktionen von Microsoft Teams über OneDrive bis Yammer genutzt werden kann, ohne komplizierte Konfigurationen.

Die schnellste und einfachste Form, um SharePoint im Unternehmen zum Einsatz zu bringen, ist ein Intranet. Doch Intranet bedeutet nicht nur „interne Website für Firmen-News“. Wenn es etwa um die digitale Zusammenarbeit geht, stellt SharePoint alle Bausteine für Teamarbeit zur Verfügung. Mit Funktionen wie Team-Sites lassen sich mit wenigen Klicks Seiten für Projektteams erstellen, die Funktionen von Kommunikation bis Dokumentenverwaltung enthalten.

SharePoint bietet darüber hinaus Funktionen wie:

• Anfordern von Freigaben, bevor Dokumente sichtbar sind
• Check-out bei der Bearbeitung von Dokumenten, um Zugriffskonflikte zu vermeiden
• Benachrichtigungen, wenn Dokumente hochgeladen oder bearbeitet wurden
• Workflows mit wenn/dann-Logik erstellen, um automatische Aktionen wie Weiterleiten per E-Mail auszulösen

Eine weitere wichtige Grundfunktion von SharePoint sind Metadaten. Hierbei handelt es sich um ein Differenzierungsmerkmal, mit dem sich SharePoint von herkömmlichen Dateiablagen wie dem Windows Explorer oder Netzwerklaufwerken unterscheidet. Beim Speichern von Dokumenten werden diese mit Zusatzinformationen wie Tags oder Schlagworte angereichert, und so wird aus einem einfachen Dokumenten-Container ein Dokumentenmanagement- oder CMS-System.

SharePoint bietet eine Reihe von Standard-Metadaten an, wie Zeit der Änderung oder Erstellung. Benutzer können aber auch eigene Schlagworte für Dokumente festlegen. Metadaten helfen bei der Einordung, dem Organisieren und dem Darstellen von Dokumenten, ohne dass diese geöffnet werden müssen.

Sobald Dokumente inklusive Metadaten in SharePoint gespeichert sind, bieten sich über Workflows verschiedene Möglichkeiten der Automatisierung an:

– Prozesse auf der Basis von Informationen, die die Benutzer bereitstellen
– Verwaltungs-Tools für den Lebenszyklus von Dokumenten
– Löschung von Dokumenten basierend auf Aufbewahrungsrichtlinien

Microsoft bietet mit der Hybrid-Funktion eine Möglichkeit an, um den klassischen SharePoint Server mit SharePoint Online und der Microsoft 365-Cloud zu verbinden. Die Idee dabei ist, die Online-Services möglichst nahtlos in die lokale SharePoint-Umgebung einzubetten.

Vor allem für große Umgebungen, die nicht in einem Rutsch auf SharePoint Online umsteigen können, ist die Integration von alter On-Premises-Umgebung mit neuem SharePoint Online wichtig. Typische Integrationsfunktionen einer hybriden Umgebung sind:

• SharePoint Hybrid-Statusleiste zeigt den Funktionszustand der Konfiguration auf einen Blick
• Direktlink in der Zentraladministration zum Hybrid-Configuration-Wizard
• OneDrive in der Cloud als Standard beim Einrichten von Hybrid
• Modern Search mit den Verbesserungen aus Office 365

Microsoft hat ab SharePoint 2016 schrittweise das Modern UI als neue Oberfläche eingeführt. Damit wurde es einfacher, ein Intranet einzurichten. Benötigte man zuvor selbst für kleine Anpassungen aufwändige Entwicklungsprojekte, so lassen sich Intranets inzwischen mit wenigen Klicks aus einem Webpart-Baukasten zusammenstellen.

Weitere nennenswerte Anpassungsschritte waren:

– SharePoint Home: Die aus Office 365 bekannte Homepage mit Sites und News gibt es auch für On-Premises.
– Modern Team- und Communication-Sites – also das Zentrum für Zusammenarbeit und teamorientiertes Publizieren
– Listen und Dokumentenbibliotheken im neuen Outfit
– Seiten, Webparts und Editieren: Im Vergleich zu den klassischen SharePoint-Seiten sind die modernen Pendants einfacher zu handhaben, und Inhalte einfacher zu erstellen.
– Neue Freigabe-Funktionen: Das Freigeben von Inhalten in SharePoint war immer schwierig zu konfigurieren und auch zu bedienen. Die bekannten Funktionen in Microsoft 365, speziell beim Teilen von Dokumenten mit externen Kontakten, kommen auch den SharePoint 2019-Anwendern zugute.

Administration, Infrastruktur-Verbesserungen

– Links aus der Zentraladministration in die SharePoint-Dokumentation
– Neue PowerShell-Commandlets
– Workflow Manager 2019: Neben Power Automate setzt Microsoft für eine Übergangszeit weiter auf SharePoint-Workflows und erweitert den Workflow Manager 1.0.
– Weitere PowerApps– und Power Automate-Integration